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派遣教育訓練のeラーニング研修【派遣のミカタ】派遣業界情報 2023年10月18日

派遣管理が大幅に楽になる!?業務効率化を実現する派遣管理システムとは?

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派遣社員を受け入れるにあたって、人事や総務担当者の負担となるのが派遣管理業務です。管理する事柄は多いうえ適切な対応も必要なため、業務効率化が欠かせません。そのような効率化のひとつとして挙げられるのが、派遣管理システムの導入です。この記事では派遣管理システムの特徴や導入するメリットについてご紹介します。

そもそも派遣管理とは?

派遣管理とは、派遣先企業が行う管理業務のこと。目的は、派遣社員が円滑かつ的確に就業できるようにすることで、「雇用管理」と「労務管理」のふたつがあります。まずはそれぞれどのようなものなのか、見ていきましょう。

雇用管理とは?

派遣会社が派遣社員を直接雇用するため、雇用契約の締結や社会保険の手続きなど雇用に関する業務も派遣会社が行います。

派遣先企業でも、

  • 労働者派遣契約(人材派遣会社が派遣社員を派遣するために派遣先企業と締結する契約)
  • 派遣の抵触日(派遣期間が満了する日の翌日)

などを把握しておかなければなりません。

労務管理とは?

社員の就業を管理する業務のこと。たとえば勤怠管理や安全管理、業務指示、ハラスメント・苦情への対応などです。派遣社員は派遣先企業の指揮命令下で働くため、日常的な労務管理も派遣先企業が行います。

派遣先企業が管理する内容とは?

派遣先は、派遣社員に対してどのような内容を管理するのでしょう。

契約の内容・抵触日

派遣会社と締結した労働者派遣契約の内容を把握しておきましょう。特に重要なのは抵触日です。派遣社員の派遣期間は「最長3年」。抵触日までに契約更新の手続きや後任者の手配などを行えるよう、しっかりと把握しておきましょう。

勤怠管理

社員の出勤・退勤時間や欠勤・遅刻の有無、休日の取得状況を記録・把握することで、労働基準法で定められています。派遣先企業は派遣社員についても勤怠管理を行い、労働基準法に反する残業や休日出勤がないよう管理しなければなりません。

36協定を結んでいる場合は、時間外労働が協定の範囲を超えないように注意しましょう。あらかじめ時間外労働の上限を確認しておくことが重要です。

業務の教育や指示

前述のとおり派遣社員は派遣先企業の指揮命令下で働くため、業務に関する教育や指示も行う必要があります。実際には配属先部門の管理者などが行うことが多いです。なお、派遣社員には派遣契約で定められたもの以外の業務は行えません。適正に教育や指示が行われているか、人事部門や総務部門が実態を把握しておくことも大切です。

安全衛生管理や健康管理

派遣社員を受け入れる場合、安全かつ健康的に業務ができるよう環境を整える必要があります。派遣社員含めた社員すべてが事故や病気にならないよう、下記の点に配慮しましょう。

  • 職場の整理整頓
  • 仕事道具や安全装備の支給
  • 作業や休憩スペースの確保
  • 給水所や自動販売機の設置
  • 空調の設備や照明の適切な配置

また避難ルートの指示や安全教育も行います。また「派遣社員には休憩室や食堂を使わせない」といった差別的待遇があってはなりません。

ハラスメント・トラブル対策

正社員と同様、セクシャルハラスメントやパワーハラスメント、そのほか派遣社員が差別的な扱いを受けた際に対応できるよう、相談窓口を設けたり対応方法を確認したりしておきましょう。派遣社員から相談があったときは、速やかに対応すると同時に派遣会社にもその旨を連絡します。なお、苦情を申し入れた派遣社員に、報復行為たとえば派遣契約を終了したり、業務量を増やしたり減らしたりする行為は禁止されているので覚えておいてください。

派遣管理を効率化する方法3つ

派遣管理を効率化するポイントは情報共有です。派遣社員を管理するためには人事・総務部門内や現場の管理職、さらには派遣会社と密に連携をとらなければなりません。情報をリアルタイムで共有する方法として挙げられるのは、下記のとおりです。

  • 社内や派遣会社とデータを共有する
  • メール共有システムの活用
  • 派遣管理システムの導入

社内や派遣会社とデータを共有する

社内や派遣会社とデータを共有する方法として、スプレッドシートが有効です。スプレッドシートとはGoogleが提供している表計算ソフトのこと。シートのURLさえ知っていれば誰もがデータを閲覧・編集できます。

メール共有システムの活用

メール共有システムとは1つのメールアドレスを複数人で使用できるシステムのこと。これを活用して派遣会社と連絡をとると、部署内や現場の管理者と情報を共有できます。ただし、スプレッドシートを使うためにはGoogleアカウントが必要です。メール共有システムで共有できるのはあくまでメールのやりとりのみになります。

派遣管理システムの導入

派遣管理専用のシステムを導入すると、必要な情報のみを共有でき、大幅な効率化につながります。次項で派遣管理システムについて、説明しましょう。

派遣管理システムとは?

人材派遣に関わるさまざまな情報を社内外で管理・共有し、派遣管理業務を効率化するシステムのこと。とくにクラウド型のシステムの場合、社内はもちろん派遣会社ともデータをリアルタイムに共有でき、連絡の手間も省けます。また、システム上で契約書の保管・管理や勤怠管理、支払管理などの業務を行うのも可能です。

派遣管理システムを導入するメリット

派遣管理システムを導入すると、派遣先企業の人事・総務担当者は以下のようなメリットを得られます。

業務効率化

派遣管理システムを導入すれば、派遣社員の氏名をはじめとした個人データや抵触日など、すべての情報をシステムで管理可能です。Excelファイルや台帳を作成する必要はありませんし、ファイルや書類を探し出す手間もありません。また、社内や派遣会社と素早く情報を共有できるため、連絡の頻度も減らせます。

ミスの防止

Excelや台帳で情報を管理していると、抜けや漏れが発生しやすくなります。たとえば誤入力や計算式の間違い、連絡漏れなどを防げるのです。ほかにも下記のような機能がそなわっています。

  • 誤ったデータを入力すると指摘してくれる
  • 抵触日が近づいていると知らせてくれる
  • 超過勤務があったと感知する

さまざまな機能を活用すれば、ミスや見落としをさらに防げるでしょう。

セキュリティの向上

データをUSBメモリに入れて持ち歩いた結果、落としたり忘れたりして情報が漏えいするケースがあります。書類を机の上に置いておいた場合、第三者に見られたり持ち去られたりするかもしれません。システムで管理すればこのような心配は減るでしょう。システムのベンダー各社はセキュリティ対策にも力を入れていますので、なりすましやハッキングなどのサイバー犯罪に被害にあうリスクも減っています。

人材のマッチング精度の向上

派遣管理システム上で求人情報を管理する、人材を検索するのも可能です。求人情報を最新版に更新したり希望勤務地やスキルなどを絞り込む機能を活用したりすると、人材のマッチング精度も向上します。

派遣管理システムでできること

派遣管理システムでできることは、下記のとおりです。

  • 情報管理:派遣社員の個人情報や抵触日などを管理・共有する
  • 契約管理:派遣会社との契約内容を確認する。システムによっては契約書の保存・閲覧も可能
  • 支払管理:派遣会社への支払い金額の計算や支払いスケジュールが管理できる
  • 勤怠管理:派遣社員の勤怠管理を行う
  • そのほか:人材の検索や求人情報の共有、履歴書や選考書類の管理・閲覧など

派遣管理システムの選び方

数多くのベンダーがさまざまな派遣管理システムを開発しています。自社に合ったものを選ぶために、以下のポイントを意識して選んでみましょう。

課題

派遣管理システムを選ぶ際はまず、自社の課題を洗い出しましょう。派遣管理システムにはそれぞれ、下記のような特徴があります。

  • 労務管理に特化したもの
  • 人材派遣会社との契約管理や情報共有の効率化に主眼を置いたもの
  • 人材のマッチング精度向上に強いもの

たとえば勤怠管理や情報管理を効率化したいのであれば、労務管理に特化したシステムを選ぶとよいでしょう。

機能

必要な機能を洗い出しておくのも大切です。前述のとおり、派遣管理システムにはアラートや感知、人材の検索など、さまざまな機能が付属しているもの。「どのような機能があると便利か」「逆に不要な機能はあるか」洗い出してみましょう。

コスト

いくら良いシステムでもコストが高すぎると経営を圧迫してしまいます。また「スペックが高すぎる」「多機能すぎる」ものを導入しても、使いこなせなければ無駄になってしまいます。

  • 初期費用やランニングコストがそれぞれいくらかかるか?
  • 費用に見合った効果が得られるか?

などを検証しましょう。

一般的に自社で設計・管理・運営するオンプレミス型はカスタマイズ性が高いです。しかし人件費も含めてコストが高くなる傾向にあります。一方、クラウド型はコストを抑えられるものの、自由度についてはオンプレミス型より若干劣るのです。

使いやすさ

派遣管理システムは日常的に使うもののため、使いやすさも重要な条件です。

  • UX(システムの操作性や読み込みの速度、動線など)
  • UI(見やすいデザイン、色使い、ボタンの認識のしやすさなど)

両方を確認しておきましょう。「何が使いやすいか?」は人それぞれ。トライアルで実際に使ってUXやUIを確認したうえで導入するのをオススメします。

情報収集

まず、ベンダー各社のホームページや比較サイトなどでしっかりとリサーチしましょう。必要に応じて、セミナーに参加したり営業担当に問い合わせたりなどして情報を収集するのも重要です。

まとめ

派遣管理業務は非常に手間がかかるもの。Excelや台帳を使った従来のやり方では、内容の確認だけでも時間がかかるうえ、抜けや漏れが発生する可能性も高いです。また部署内や現場、派遣会社など方々と密に連絡を取り合わなければなりません。派遣管理システムを導入すると業務効率が大幅に改善され、ミスが発生する確率を圧倒的に減らせるうえ、社内外への連絡の手間も省けるのです。

 

また昨今、人材にかかる費用を「コスト」ではなく「投資」としてとらえ、積極的に教育や環境の整備を行って価値を増大させていく「人的資本経営」が注目されています。派遣管理を効率化すれば、人材価値の向上にもつながるでしょう。派遣管理で手間がかかるとお考えの方、ミスが多くてお困りの方は、派遣管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか?

 

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この記事の著者

takenoi

「派遣のミカタ」事業内で営業事務やライティング作業を担当しております。

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