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派遣業界情報 2022年01月13日

派遣事業者の個人情報とマイナンバーの取り扱いについて

派遣事業者の個人情報とマイナンバーの取り扱いについて

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派遣事業では派遣労働者の登録情報や、雇用時の個人情報、顧客データ、派遣先企業のデータなど、注意して管理しなければなりません。今回は個人情報の取り扱い、マイナンバーの管理方法に関して説明します。

個人情報とマイナンバーの取り扱いについて

個人情報保護については、個人情報保護法が基本法として制定されています。特に、派遣事業では派遣労働者の登録情報や、雇用時の個人情報、顧客データ、派遣先企業のデータなども含まれており、注意して管理しなければなりません。

 

しかし、昨今はセキュリティ対策の甘さから情報漏洩をする企業が大企業・中小企業問わず多くあり、問題となっています。個人情報保護法により、これら個人情報の取り扱いルールが強化されています。また、派遣法では派遣事業の許可基準として、この個人情報保護の適正管理が必要措置として講じられています。

個人情報の取り扱い

派遣事業者は、業務目的・業務遂行の範囲内でしか、個人情報を収集してはいけません。また、それらの収集目的の範囲内でしか、保管・管理してはいけません。この範囲を超えた収集や利用は、労働者の同意の上で行わねなばらず、正当な理由が必要となります。

適正管理措置

派遣事業者は、個人情報管理のために適正な管理を徹底する必要があります。 そして、労働者に対しそれら管理措置の内容を説明しなければなりません。

 

  1. 個人情報を目的に応じてのみ利用し、正確かつ最新のものに保つための措置
  2. 個人情報の紛失、破壊、改ざんを防止するための措置
  3. 正当な権限を有しない者による情報アクセスの防止措置
  4. 保管する必要のなくなった個人情報を破棄・削除する為の措置

 

これらを厳守し、派遣事業者は「個人情報適正管理規程」を作成し、これを守らねばなりません。尚、これら情報の開示・訂正を求めたことを理由として、労働者に対して不利益な扱いをしてはいけません。

秘密保護

派遣事業者と、使用人、その他従業員は、正当な理由がある場合を除いて、知り得た情報を外部に漏洩させてはいけません。これらの厳重な管理を徹底しましょう。

また、情報保護に対して積極的な企業は、プライバシーマーク制度を導入し、情報保護に対しての積極性をアピールすることで、自社のブランド力を高める効果もあります。

 

【関連記事】
派遣企業もプライバシーマークを取得しよう!

マイナンバーの管理方法

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派遣労働にマイナンバーは提示しなくてよい!マイナンバー制度は、2015年10月から開始され、社会保障・税番号を管理する為に設けられました。但し、このマイナンバーですが、3つの分野でしか使用することはできません。「社会保障、税金、災害」です。

 

よって、派遣事業者が、派遣登録者や雇用者に対してマイナンバーを提示させることはできません。また、これらを管理目的で使うことも許可されません。 更に、添付資料として住民票の写しを請求した場合、マイナンバーが記載されていないものを請求しなければなりません。

 

また、これらは「特定個人情報」として取り扱うこととなります。マイナンバーは社会保障などの重要情報を含むために、機密性を保たねばならず、取得・管理・破棄に至るまで厳重に徹底管理しなければいけません。尚、個人情報保護法では適用外となっていた小規模事業者でも、番号法では例外となり安全管理措置を講じることが義務化されています。

マイナンバーを管理するには?

マイナンバーを管理するには、ファイルの暗号化や、暗号化パスのかかったクラウドなどに厳重に保管する事、書類であるならば鍵付きの金庫などに厳重に管理するようにしましょう。マイナンバーを扱う場合は特に注意しましょう。また、マイナンバーは国が発行する重要なデータです。徹底した管理方法の為には公的機関に相談するのも手だと思われます。

情報管理を徹底させて、情報漏洩を防ごう

昨今では企業による情報漏洩が多く、信用問題につながっています。情報管理ができないというのは今後に信頼関係に影響しますので、今一度管理を徹底するように心がけましょう。特に、派遣事業では多くの顧客データや社員データ、派遣先データを含みます。 今のうちにしっかりとした対策を練っておきましょう。

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この記事の著者

派遣のミカタ事務局

派遣社員の教育や、派遣業界の様々なことについて日々取材し、記事を執筆しております。

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